Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, kun haet meille töihin. Tässä selosteessa viittaamme ”Sinulla” henkilöihin, jotka hakevat E. Hartikaiselta töitä.
1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
E. Hartikainen Oy, Pamilonkatu 31, 80130 Joensuu
Y-tunnus 9210103-5 Vaihde 0207 545500
Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa
tietosuojavastaava@hartikainen.com
2. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteilla käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi työnhakuun liittyvien asioiden hoitamiseksi, kun haet meiltä tiettyä työpaikkaa, teet työnhakijaprofiilin rekrytointijärjestelmäämme tai jätät meille avoimen hakemuksen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä rekisteröidyistä tarvittavat tiedot avoimen työpaikan täyttämistä varten. Keräämme tietoja vain siinä laajuudessa kuin rekrytoinnin läpivienti edellyttää.
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin
•Rekrytointiprosessin läpivienti
•Yhteydenpito ja viestintä
•Työnhakua koskevien työoikeudellisten velvoitteiden noudattamisen osoittaminen
Edellä mainittujen käsittelyn tarkoitusten osalta käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Meillä on rekisterinpitäjänä oikeutettu etu käsitellä henkilötietojasi rekrytointiprosessin läpiviemiseksi työhakemuksesi perusteella.
Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme myös tilanteissa, joissa meidän täytyy laatia tai esittää oikeudellinen vaade ja tilanteissa, joissa meidän täytyy puolustaa oikeudellista vaadetta.
Huolehdimme, että käsittely on oikeasuhteista etuihisi nähden ja vastaa kohtuullisia odotuksiasi.
Vastustamisoikeus. Kun henkilötietojasi käsitellään oikeutetun edun perusteella, sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. (Ks. kohta 9)
•Hakijoiden soveltuvuuden arviointi
•Työsopimuksen valmisteleminen ja tekeminen valitun tai valittujen työntekijöiden kanssa.
Edellä mainittujen käsittelyn osalta henkilötietojen käsittelyperusteena on työsopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet.
Suostumus. Kysymme suostumuksesi esimerkiksi siihen, että saamme säilyttää ja käyttää hakemustasi muissa rekrytoinneissa ja silloin, kun keräämme sinua koskevia tietoja muilta tahoilta, kuin sinulta itseltäsi. Kun käytät kirjautumiseen Facebook-tai Linkedin -tiliäsi ja/tai tuot tileiltä tietoja, käytämme tietoja rekrytointiprosessissa ja soveltuvuutesi arvioinnissa.
3. Mitä tietoja käsittelemme?
Rekrytoinnin yhteydessä käsittelemme muun muassa seuraavia henkilötietoryhmiä:
Perus-ja yhteystietoja, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Valinnaisia antamiasi työnhakuun liittyviä tietoja, kuten
•osaamis-koulutus-, kokemus-ja tutkintotiedot
•työhistoria
•työnhakijan syntymäaika
•sukupuoli
•valokuva
•Linkedin-tai Facebook-tilin tiedot
•suosittelijat ja suosittelijan yhteystiedot
•tieto siitä, että saako hakemuksen säilyttää ja käyttää muissa rekrytoinneissa
•kiinnostuksen kohteenasi olevat työpaikat ja niiden sijainnit
•muita meille tarjoamiasi tietoja
Rekrytointipalvelumme ja verkkosivuston käytön yhteydessä syntyneet ja kerätyt henkilötiedot, kuten
•käyttäjätunnukset
•salasanat
•tunnistamiseen liittyvät tiedot
•rekrytointipalvelun käyttöä koskevat lokitiedot
•evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset)
Rekrytointipalveluntarjoajan verkkosivuilla käytetään evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita. Voit lukea lisääsivuston käyttämistä evästeistä täältä [https://www.hartikainen.com/ti...].
4. Mistä keräämme henkilötietojasi?
Saamme henkilötietosi pääsääntöisesti sinulta itseltäsi. Mikäli hankimme tietoja muualta (esimerkiksi luottotietojen tarkastus, suosittelijat), pyydämme sinulta erikseen suostumuksen. Osa käsittelemistämme henkilötiedoista syntyy, kun käytät rekrytointipalveluamme tai verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut palveluun.
Kun käytät kirjautumiseen ja tietojesi tuomiseen kolmannen osapuolen Facebookin tai Linkedinin palvelua kirjautumiseen tai tietojen tuomiseen saamme tietojasi myös näistä palveluista.
5. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina työnhakuprosessin kannalta.Työnhakijaprofiilissasi voit valita, kuinka pitkään säilytämme hakemuksesi muita avoimia työpaikkoja varten. Työnhakutietoja säilytetään kaksi ja puoli vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä.
Säilytysajat perustuvat tasa-arvo-ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin.
6. Voidaanko henkilötietojasi luovuttaa eteenpäin?
E. Hartikainen Oy:n lukuun toimii yhteistyökumppaneita ja alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja annetun toimeksiannon perusteella. Nämä osapuolet käyttävät henkilötietoja vain kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Lisäksi luovutamme henkilötietoja viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa esimerkiksi
•käyttämällemme rekrytointipalveluntarjoajalle
Suostumuksellasi henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi
•yksityisiä henkilöitä koskevia luottotietoja ylläpitävät yrityksille
•nimeämillesi suosittelijoille.
7. Missä maissa henkilötietojasi voidaan käsitellä?
Tilanteissa, joissa henkilötietojasi siirretään Euroopan Talousalueen ulkopuolelle, toteutamme erilaisia toimenpiteitä, joilla Eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös siirtojen jälkeenkin. Esimerkki tällaisista toimenpiteistä on Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden [https://ec.europa.eu/info/law/...] hyödyntäminen osana sopimuksia, joita solmimme kolmansissa maissa sijaitsevien henkilötietojen vastaanottajien kanssa.
8. Miten huolehdimme henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja turvallisuudesta?
Suojaamme henkilötietosi huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja-ja tietoturvallisuuskeinoja. Henkilötietojen suojauksessa on toteutettu mm. seuraavia toimenpiteitä:
Pääsyn rajoittaminen. Työhakemustietoja käsitellään vain erillisessä järjestelmässä, johon on pääsy vain henkilöillä, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja. Henkilötietojen käsittely ja pääsy järjestelmään on sallittu ainoastaan nimetyille, valtuutetuille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Huolehdimme, että työtehtävien muuttuessa tai työsuhteen päättyessä käyttö-ja pääsyoikeudet poistetaan asianmukaisesti.
Tietojen tekninen suojaus. Työnhakijoiden tietoja sisältävää tietokantaa käytetään verkkoympäristössä. Henkilötietoja sisältävät tietokannat ja niitä käsittelevät järjestelmät on suojattu palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla. Tietokoneet, joilla henkilötietoja käsitellään, on suojatut salasanoin.
Valvomme henkilötietojen käsittelyyn liittyviä tapahtumia ja pyrimme tunnistamaan käsittelyyn liittyviä poikkeamia automaattisesti. Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisilta ja käytämme kaikkiin tietoliikenneyhteyksiin SSL-suojausta.
Henkilötietojen käsittely E. Hartikainen Oy:n lähiverkon ulkopuolelta on salattua ja käyttäjä tunnistetaan erillisellä vahvalla tunnistautumisella. Henkilötietojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
Tietovuotoihin ja poikkeamiin reagoiminen. Jos henkilötiedot joutuvat kaikista toteuttamistamme suojatoimista huolimatta vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tietomurron tai-vuodon, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Henkilöstön kouluttaminen ja ohjeistus. Olemme järjestäneet kattavaa tietosuoja-koulutusta sekä ohjeistusta koko henkilöstöllemme. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.
9. Millaisia oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi liittyen?
Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyyn liittyen.
Jos haluat käyttää alla kuvattuja oikeuksiasi, sinun on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö yhteyshenkilöllemme omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkistamme henkilöllisyytesi pyynnön yhteydessä.
Oikeus saada pääsy tietoihisi. Sinulla on aina oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Mikäli käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on aina oikeus saada pääsy sekä oikeus saada jäljennös näistä tiedoista. Tietojen tarkastuksen voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyynnön toteuttamisesta voidaan periä kohtuullinen korvaus, mikäli esität tietopyyntöjä toistuvasti.
Oikeus henkilötietojesi oikaisuun. Mikäli koet, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita, voit pyytää meitä oikaisemaan tällaiset henkilötiedot.
Oikeus henkilötietojesi poistamiseen. Tietyissä tilanteissa voit pyytää meitä poistamaan sinua koskevia henkilötietoja. Huomioithan kuitenkin, että emme voi välttämättä poistaa sellaisia tietoja, joiden säilyttämiselle on edelleen olemassa perusteltu tarve, kuten tietty lakisääteinen velvollisuus.
Oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita yleistä oikeutta vastustaa kaikkea henkilötietojesi käsittelyä. Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä omaan henkilökohtaisen tilanteeseen liittyvän syyn perusteella silloin kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Voimme jatkaa henkilötietojen käsittelyä käsittelyn vastustamisesta huolimatta, jos meillä on käsittelyyn erityisen painava syy. Rajoitamme henkilötietojen käsittelyä, kunnes olemme selvittäneet asian.
Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteissa, joissa kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.
Oikeus siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Sinulla on oikeus saada siirretyksi koneluettavassa muodossa meille toimittamasi henkilötiedot, joiden käsittely tapahtuu automaattisin keinoin ja joiden käsittely perustuu suostumukseesi tai oikeutettuun etuun.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos epäilet, että olemme esimerkiksi käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on aina oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa valvoo tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löydät täältä: https://tietosuoja.fi/etusivu
Suostumuksen peruuttaminen. Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla peruuttamisesta E.Hartikaiselle. Suostumuksen peruttamisesta huolimatta E. Hartikaisella saattaa joissain tilanteissa olla oikeus käsitellä henkilötietoja muilla käsittelyn oikeusperusteilla.
10. Voidaanko tähän tietosuojaselosteeseen tehdä muutoksia?
Tässä selosteessa esitetyt tavat, joilla henkilötietoja käsitellään voivat liiketoimintamme ja prosessiemme kehittyessä saada uudenlaisia muotoja, joiden takia tietosuojaselostetta voidaan muuttaa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla ja suosittelemme tutustumaan sen sisältöön säännöllisesti. Suuremmista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä ilmoitamme sinulle erikseen viestintäkanavissamme.